Как правило, сопроводительное письмо, или Cover Letter, к научной статье пишут непосредственно перед ее отправкой в редакцию журнала. Многие авторы думают над тем, что написать в таком письме, и это занимает намного больше времени, чем они ожидают. Это может привести к неудачному содержанию сопроводительного письма, и как следствие – к плохому представлению статьи главному редактору журнала и отказу в публикации.

Предлагаем Вам некоторые советы по Cover Letter, чтобы помочь Вам написать эффективное сопроводительное письмо:

– сопроводительные письма должны быть короткими – желательно не более 1 страницы – и оформлены стандартными шрифтами с одинарным межстрочным интервалом;

– сопроводительные письма можно отправлять в виде обычных текстовых файлов, например, в формате Word, или вводить непосредственно в поле в онлайн-системе отправки журнала;

– хорошее сопроводительное письмо помогает «продать» Вашу рукопись редактору журнала.

Ниже приведен пример плохого сопроводительного письма:

Сопроводительное письмо должно включать шесть разделов:

1. Сведения об адресате и дата подачи материалов

– Проверьте на сайте журнала имя редактора, который обрабатывает предоставленные материалы; это может быть главный редактор или редактор, назначенный для Вашего географического региона. Если редактор по обработке не указан, отправьте сопроводительное письмо главному редактору. Некоторые журналы просят Вас указать конкретного редактора по Вашей специальности.

– Напишите имя адресата в левом верхнем углу страницы.

– Ниже напишите дату.

– Обратите внимание на то, что даты, написанные только цифрами, могут ввести в заблуждение: 02/06/2019 может означать «2 июня 2019 года» на английском языке и «6 февраля 2019 года» на американском английском языке. Предпочтительно использование формата «2 June 2019» или «June 2, 2019».

2. Вступительное обращение

– Напишите ученую степень и фамилию адресата (без указания имени); например, «Professor Brown» или «Dr. Baker» (британский английский: «Dr Baker»).

– Если Вы не нашли конкретного редактора на сайте журнала, Вы можете использовать приветственное слово «Dear Editor», «Dear Managing Editor» или «Dear Editor-in-Chief».

– В конце вступительного приветствия можно использовать запятую или двоеточие; например, «Dear Dr. Baker,» или «Dear Dr. Baker:» (в британском английском используется запятая; в американском английском используется и то, и другое, но двоеточие считается более формальным).

3. Формулировка цели и основные сведения

– Четко укажите цель Вашего письма (Вы отправляете рукопись), а затем укажите название Вашей рукописи, имена авторов (или имя первого автора «Brown et al.») и тип статьи (например, обзорная статьи или оригинальное исследование).

– Обязательно используйте терминологию журнала для ссылки на тип статьи; например, некоторые журналы используют термин «Обычные статьи» для полной исследовательской работы, в то время как другие используют, помимо прочего, «Оригинальные материалы», «Полные статьи», «Оригинальные статьи» и т. д.

– Смотрите шаблон ниже, в котором данная информация изложена в четкой и сжатой форме.

– Если Вы отправляете несколько файлов, подумайте об их кратком изложении в одном коротком предложении, чтобы редактор журнала убедился, что все файлы получены; например, «There are 8 files in all: 1 main manuscript file, 1 highlights file, 3 figure files, 1 table file, 1 supplementary data file, and 1 supplementary figures file» («Итого 8 файлов: 1 основной файл с текстом рукописью, 1 файл с описанием ключевых фактов, 3 рисунка, 1 таблица, 1 дополнительный файл с данными и 1 дополнительный файл с рисунками»).

4. Краткое изложение основных результатов исследования и их возможные последствия

– В следующем абзаце кратко опишите цель Вашего исследования (осветить пробел в научных исследованиях или заявить о проблеме, решаемой в ходе исследования), основные результаты исследования и, наконец, возможные последствия таких результатов. Это прекрасная возможность подчеркнуть ценность Вашей работы в глазах редактора журнала, поэтому информация должна быть представлена в четкой и сжатой форме. Редакторы журналов получают тысячи материалов ежегодно, и многие из них выполняют свои редакторские обязанности помимо основной деятельности в области исследований и преподавания, поэтому Вам следует стремиться упростить их работу, предоставив как можно более краткое резюме.

– Формулировка предоставляемых Вами материалов должна соответствовать читательской аудитории журнала. Например, если Вы отправляете статью в журнал более общей тематики с разнообразной читательской аудиторией, укажите возможное влияние сделанных Вами выводов на различные научные области. И наоборот, если у журнала узкий круг читателей, изложите сделанные Вами выводы с использованием узкоспециальной терминологии.

– Избегайте дословного копирования предложений из аннотации, которую редактор журнала, вероятно, прочтет в следующую очередь. Если Вы берете предложения из своей аннотации в качестве основы, постарайтесь составить гораздо более краткое резюме, которое точно соответствует целям журнала и подчеркивает значение Вашей работы для читателей журнала. Более того, журнал «Nature» рекомендует «избегать повторения информации, которая уже есть в аннотации и введении».

– При упоминании о том, что Ваша работа хорошо подходит для журнала, избегайте чрезмерной лести. При описании журнала не используйте такие слова как «уважаемый» и «престижный»: “We believe that these findings will be of interest to the readers of your esteemed/prestigious journal”.

– Редактору журнала будет важно узнать, относится ли Ваша работа по тематике к статье, опубликованной другим автором в том же журнале. Кроме того, укажите, если Ваше исследование тесно связано с Вашими ранее опубликованными работами (либо оно расширяет область исследования), чтобы показать новизну и важность для публикации представленной Вами рукописи.

Примеры используемых фраз:

Полезные фразы для обсуждения результатов и заключения:

– Our findings confirm that…

– We have determined that…

– Our results suggest…

– We found that…

– We illustrate…

– Our findings reveal…

– Our study clarifies…

– Our research corroborates…

– Our results establish…

– Our work substantiates…

5. Утверждения или информация, требуемые журналом.

– В этом абзаце сопроводительного письма укажите все утверждения, требуемые журналом. Обязательно ознакомьтесь с правилами журнала, чтобы узнать, какую информацию Вам необходимо предоставить.

– Некоторые журналы или издатели предъявляют очень специфические требования. Например, сообщить о любых предыдущих взаимодействиях с журналом, или предложить соответствующих академических редакторов из редакционной коллегии журнала для обработки предоставляемого материала.

– Некоторые журналы требуют, чтобы предложения были представлены в сопроводительном письме дословно. В инструкциях для авторов предлагается скопировать и вставить предложение в кавычках в сопроводительное письмо. Например, «Springer» заявляет, что сопроводительные письма должны содержать два конкретных предложения: “We confirm that this manuscript has not been published elsewhere and is not under consideration by another journal” и “All authors have approved the manuscript and agree with its submission to [укажите название целевого журнала].”

Журналам в широком спектре областей, как правило, требуются некоторые утверждения, касающиеся этики исследований и публикаций. Они приведены в скачиваемом шаблоне. При использовании шаблона вы можете сохранить сведения в полном объеме, отредактировать в соответствии с текущими обстоятельствами, заменить их любой аналогичной формулировкой, требуемой журналом, или удалить, если они не соответствуют вашей конкретной ситуации.

Совет: Все сопроводительные письма должны содержать следующие предложения:

Примеры используемых фраз:

6. Заключение в вежливой форме и контактная информация.

– В заключительной части сопроводительного письма нужно кратко поблагодарить редактора журнала за просмотр рукописи и предоставить полную контактную информацию об авторе (имя, ученую степень или профессиональную квалификацию; место работы и почтовый адрес; телефон/факс; электронную почту).

– Обязательно придерживайтесь коллегиального тона, чтобы произвести наилучшее впечатление на редактора журнала, поскольку редактор переходит к оценке Вашей рукописи после прочтения сопроводительного письма.

– Избегайте утверждений, которые могут быть истолкованы как инструкции редактору. Например, фраза “we look forward to your review of our manuscript” косвенно инструктирует редактора рецензировать Вашу статью. Фраза “we look forward to hearing from you at your eraliest convenience/as soon as possible” также косвенно инструктирует редактора связаться с Вами как можно скорее. В качестве альтернативы, используйте нейтральную, но вежливую фразу “we look forward to hearing from you” или “we look forward to hearing from you in due course”.

– Подходящая заключительная фраза: “Sincerely,” или “Yours sincerely,”

Cover Letter: примеры и шаблоны:

Пример 1. Cover Letter для первой публикации

Пример 2. Cover Letter от имени коллектива авторов

Пример 3. Cover Letter от имени участника конференции

Шаблон 1 для Cover Letter

Шаблон 2 для Cover Letter

Шаблон 3 для Cover Letter

Источник: https://xn--90aexm.xn--80aegcaa6cbngm5a6c1ci.xn--p1ai/cover-letter-sovety-i-rekomendacii/