Процедуру отримання цих документів визначає Порядок міжвідомчої взаємодії з питань вручення здобувачам освіти, які перебувають за межами України, документів про базову середню, повну загальну середню та професійну (професійно-технічну) освіту, виданих в умовах воєнного стану в Україні (далі – Порядок).

Куди звертатися з заявою

Необхідно подати заяву або до закладу загальної середньої освіти, або до закладу професійної (професійно-технічної) освіти, який замовив документ про освіту (згідно з п. 5 Порядку).

Заява (її сканована копія чи фотокопія) подається законним представником здобувача освіти або повнолітнім здобувачем освіти у паперовій або електронній формі. Заява зберігається у закладі загальної середньої освіти/закладі професійної (професійно-технічної) освіти протягом трьох років.

Що зазначати в заяві

У заяві (додаток 1 до Порядку) зазначаються, зокрема:

• найменування закордонної дипломатичної установи (залежно від країни перебування);
• назва документа про освіту, залежно від того, який рівень освіти здобула дитина; 
• прізвище, ім’я, по батькові та дата народження випускника, на чиє ім’я виготовляється документ;
• адреса проживання в Україні та країні перебування;
• засоби зв’язку з випускником: контактний телефон в країні перебування, електронна поштова скринька, месенджери тощо.

Повідомлення про те, що документи вже прибули й можна їх забирати

Коли документи прибувають працівник закордонної дипломатичної установи зв’язується з випускником за вказаними в заяві засобами зв’язку. Документи вручаються випускникам або їх законним представникам під розписку  згідно та за зразком додатка 11 Порядку.

Якщо заявник або законний представник протягом 6 місяців з дня, коли дипломатична установа отримала  документи про освіту, з тих чи інших причин не отримав документ про освіту, дипломатична установа повертає документи до МЗС, МЗС до МОН, МОН департаменту освіти, департамент управлінню освіти, а управління закладу освіти, що визначає пункт 12 Порядку.